Những lưu ý cần biết khi in hóa đơn

Cho dù đơn vị của bạn là bán lẻ hay kinh doanh mô hình lớn thì hóa đơn vẫn luôn là một trong những sản phẩm in ấn không thể thiếu. Không chỉ có ý nghĩa về mặt giấy tờ, hóa đơn còn thể hiện tính chuyên nghiệp, minh bạch của doanh nghiệp đó. Liệu bạn đã nắm hết được những lưu ý khi in ấn loại ấn phẩm quan trọng này? Đâu là địa điểm in hóa đơn chất lượng? Cùng tìm câu trả lời với bài viết về Những lưu ý khi in hóa đơn ngay dưới đây nhé.

1. Hoá đơn là gì? Tại sao cần in hoá đơn ?

Khoản 1, Điều 3, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định:

 “Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật”.

Nói cách khác, hoá đơn là giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn (viết hoặc đóng dấu xác nhận đã nhận đủ tiền).

Ban đầu, hoá đơn chỉ có giá trị làm bằng chứng chứng nhận cho việc chuyển nhượng hàng hoá giữa hai bên bán và mua. Mọi việc tranh chấp trong mua bán hàng hoá do hai bên tự giải quyết. Khi nhà nước tham dự vào quản lý mua bán hàng hoá và xử lý những tranh chấp về hàng hoá dựa trên pháp luật dân sự và hình sự, thì hoá đơn được nhà nước quy định là căn cứ pháp lý chứng minh cho việc chuyển nhượng hàng hoá giữa các bên và làm căn cứ để xác nhận quyền sở hữu hợp pháp của người có hàng hoá.

Trong trường hợp áp dụng chế độ kế toán đối với các hoạt động kinh doanh, hoá đơn có vai trò của một chứng từ kế toán. Đối với chế độ quản lý thuế, hoá đơn được dùng làm căn cứ để xác định doanh thu hay thu nhập tính thuế, do vậy hoá đơn có vai trò của một chứng từ thuế.

2. Điểm danh những lưu ý cần biết khi in hoá đơn

Để dễ dàng hơn trong việc đặt in loại ấn phẩm quan trọng này cũng như có được hóa đơn ưng ý nhất cho doanh nghiệp, bạn cần tham khảo một số lưu ý dưới đây.

2.1 Phân biệt các loại hoá đơn

Tùy theo tính chất hay mục đích sử dụng mà hóa đơn được phân loại gồm các loại phổ biến như Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán lẻ và các loại hóa đơn khác. 

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Là loại hóa đơn do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành, áp dụng cho các tổ chức cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như bán hàng, cung cấp dịch vụ trong nội địa, hoạt động vận tải quốc tế, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào các khu thuế quan…
• Hóa đơn bán hàng: là hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Đây là dạng hóa đơn thuế quản lý, cần báo cáo với cơ quan thuế định kỳ, hàng quý, chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Hóa đơn bán hàng được dùng cho các tổ chức, cá nhân kê khai và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp bán hàng trực tiếp trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu. 
• Hóa đơn bán lẻ: là loại hóa đơn người bán xuất cho người mua khi họ mua hàng, đây cũng là kiểu hóa đơn không có nhiều giá trị về mặt pháp lý và không được chi cục thuế quản lý. Hóa đơn bán lẻ có thể mua hoặc tự in theo mẫu thiết kế của từng đơn vị kinh doanh. Loại hóa đơn này được sử dụng ở các cửa hàng bán lẻ, shop nhỏ và không do Bộ Tài Chính phát hành. 
• Hóa đơn khác gồm tem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm..: đây cũng là dạng hóa đơn được cơ quan thuế quản lý nên công ty cần phải báo cáo định kỳ. Chi phí được trừ khi quyết toán thuế doanh nghiệp.
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Với cách phân loại các hóa đơn kể trên, doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể chọn lựa được loại hóa đơn phù hợp nhất cho mình rồi. 

2.2. Nội dung in hoá đơn cần có

Bên cạnh việc tìm hiểu các loại hóa đơn thì yếu tố chắt lọc và đưa các thông tin vào hóa đơn cũng cần được chú trọng.  Cùng tìm hiểu những nội dung cần có trên hóa đơn với In BaoFast nhé.

• Tên hóa đơn (ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG)
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn (gồm hệ thống chữ cái tiếng Việt và 2 chữ số cuối của năm)
• Tên liên hóa đơn:  mỗi hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên trong đó Liên 1 để lưu, liên 2 giao cho người mua, từ liên thứ 3 được đặt theo công dụng cụ thể mà người tạo ra hóa đơn quy định.
• Số thứ tự hóa đơn: bao gồm 7 chữ số trong 1 ký  hiệu hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. 
• Người mua, người bán ký và ghi rõ ho tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn
• Tên tổ chức nhận in hóa đơn

Đây là những nội dung bắt buộc cần có trên hóa đơn được quy định theo Khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC và khoản 1 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ban hành. Do đó, khi đặt in hóa đơn bạn cần phải ghi nhớ những thông tin trên và cho vào mẫu thiết kế nhé.

2.3. Quy cách in hoá đơn

Những cuốn hóa đơn đạt chuẩn chất lượng và có giá trị thẩm mỹ cao sẽ cần đáp ứng được một số quy cách in ấn như:

• Chất liệu: giấy in cho hóa đơn 1 liên, giấy Carbon dành cho hóa đơn từ 2 liên trở lên
• Khổ giấy: kích thước phổ biến của hóa đơn là A4, A5, A6
• Mực in: siêu nét và mịn, đảm bảo tính thẩm mỹ cao
• Số nhảy: số tăng dần theo số trang
• Gia công: gia công tỉ mỉ, đóng cuốn, đóng bìa, keo gáy, rãnh xé
• Số trang: hóa đơn 1 liên gồm 100 trang, hóa đơn 2 liên 100 trang (50 số), hóa đơn 3 liên gồm 150 trang (50 số)

Với quy cách được gợi ý ở trên, quý khách hàng cần đưa ra được những thông tin chi tiết về yêu cầu quy cách để đơn vị in ấn in được chuẩn mẫu và đúng ý nhất cho doanh nghiệp. 

2.4 Địa điểm in hoá đơn nào chất lượng?

Nếu bạn đang loay hoay tìm địa chỉ in hóa đơn giá rẻ, chất lượng thì tại sao không nhanh chóng liên hệ với ngay IN BaoFast – Đơn vị in ấn chuyên nghiệp hàng đầu tại miền Bắc với nhiều năm cung cấp dịch vụ in hóa đơn với nhiều mẫu mã cho cả hóa đơn in 2 liên, 3 liên…cùng chất liệu giấy Carbon cao cấp ứng dụng công nghệ in Offset hiện đại chuẩn màu, sắc nét

In BaoFast sở hữu nhà xưởng với diện tích lớn cùng máy móc được nhập khẩu từ Nhật Bản hiện đại nhất cùng 2 cơ sở tại Hà Nội và Hải Dương đáp ứng được nhu cầu in ấn của tất cả các doanh nghiệp tại miền Bắc. Với năng lực đã được khẳng định bằng lòng tin, sự hợp tác gắn bó của hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ với In BaoFast , chúng tôi tự tin sẽ mang đến cho đơn vị của bạn chất lượng ấn phẩm chuyên nghiệp nhất. 

3. Tổng hợp báo giá in hoá đơn mới nhất